SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001: 2008

M. Ghaza Kusairi

(Mahasiswa Pascasarjana UIN Maliki Malang, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam)

Pada awalnya sistem jaminan mutu ISO digunakan dilembaga-lembaga industri, terutama manufaktur, dan kemudian jasa. Namun, kemudian berkembang ke lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga jasa non profit termasuk PT. Di Indonesia dan beberapa negara lain, beberapa PT dan lembaga pendidikan Sekolah Menegah Atas mengadopsi sistem jaminan mutu ini dan telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2008. SMM ISO 9001:2008 memiliki 8 prinsip dalam pelaksanaannya. Prinsip-prinsip tersebut meliputi; 1) fokus pada pelanggan, 2) kepemimpinan, 3) keterlibatan seluruh personel, 4) pendekatan proses, 5) pendekatan sistem untuk pengelolaan, 6) pendekatan berkesinambungan, 7) pembuatan keputusan berdasarkan fakta, dan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.

  1. Fokus pada Pelanggan

Fokus pada pelanggan pada prinsipnya adalah PT untuk memfokuskan pada pemenuhan persyaratan pelanggan. Pelangan merupakan kunci dari kehidupan organisasi apapun, baik itu organisasi profit maupun non profit. Jika pelanggan merasa puas atau terpenuhi kebutuhan dan harapannya maka pelanggan tersebut akan kembali ke organisasi tersebut dalam memenuhi kebutuhan dan harapannya.

  1. Kepemimpinan

SMM merupakan sistem manajemen yang memandang bahwa bagian yang terpenting dalam organisasi adalah SDM, itulah sebabnya, PT harus memiliki upaya untuk menggerakkan seluruh SDM dalam organisasi untuk menuju visi. Orang atau kelompok yang menggerakkan komponen organisasi merupakan orang atau kelompok yang menjalankan kegiatan kepemimpinan.

  1. Keterlibatan seluruh SDM

Dalam upaya PT mencapai tujuan, yaitu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan maka PT harus melibatkan keseluruhan personel. Prinsip keterlibatan seluruh personel ini mendasarkan pada asumsi bahwa proses dari merubah input menjadi output merupakan kegiatan yang saling terkait dan berinteraksi antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain, sehingga jika ada banyak orang yang tidak memiliki kepedulian terhadap mutu, maka upaya untuk menghasilkan produk/ layanan yang bermutu juga tidak mungkin terwujud.

  1. Pendekatan Proses

Dalam iklim yang kompetitif seperti sekarang ini, faktor efektifitas dan efisiensi merupakan faktor penting dalam memenangi berbagai persaingan. Untuk dapat menghasilkan produk/ layanan yang efektif dan efisien tersebut maka PT harus memiliki asumsi bahwa produk/ layanan yang baik selalu dihasilkan dari proses yang baik. Dengan dilakukannya proses yang baik, maka kesalahan yang terjadi dapat diketahui secara dini, dan perbaikan dapat dilakukan segera, sehingga produk/ layanan yang sudah jadi tidak lagi mengalami banyak kesalahan dan perbaikan produk/ layanan yang rusak tidak banyak dilakukan.

  1. Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan

Hampir sama dengan pendekatan proses, pendekatan sistem merupakan upaya PT untuk mendapatkan pengelolaan yang efektif dan efisien. Sistem memiliki kata kunci interelasi dan integrasi. Interelasi bermakna bahwa proses untuk menghasilkan ouput dilakukan melalui proses pada unit-unit yang saling terhubung. Sedangkan intergasi bermakna bahwa proses pada sub sistem-sub sistem merupakan proses yang saling terkait dalam keseluruhan sistem yang utuh dalam upaya merubah input menjadi output.

  1. Pengembangan secara Berkelanjutan

Pengembangan secara berkelanjutan merupakan prinsip utama dari SMM yang membuat sistem ini lebih banyak diadopsi oleh organisasi apapun yang ada didunia ini dibandingkan dengan sistem manajemen lainnya. Prinsip ini merupakan prinsip utama organisasi untuk menghindarkan diri dari kemunduran atau kematian. Sebagaimana diketahui bahwa organisasipun termasuk PT juga memiliki usia, agar usia tersebut dapat menjadi panjang, maka organisasi harus mampu mengembangkan dirinya secara terus menerus sesuai dengan perkembangan dan tuntutan masyarakat. Kebutuhan dan harapan masyarakat selalu berubah, itulah sebabnya PT harus mengalami perkembangan secara berkelanjutan.

  1. Pembuatan Keputusan berdasarkan Fakta

Prinsip pembuatan keputusan berdasarkan fakta pada SMM mengindikasikan bahwa proses monitoring, evaluasi, pengecekan atau audit, merupakan proses penting dalam SMM. Hasil dari berbagai proses di atas akan digunakan dalam berbagai pembuatan keputusan baik pembuatan keputusan untuk tindak perbaikan, pengembangan ataupun perubahan. Dengan adanya prinsip pembuatan keputusan mendasarkan pada fakta ini, para pengambil keputusan di organisasi, baik itu pada tingkat top, midle, maupun low management dapat dilakukan dengan terbebas dari perasaan like and dislike, sentimen kelompok, maupun rasa keadilan.

  1. Hubungan saling Menguntungkan dengan Pemasok

Sebagaimana telah diketahui bahwa SMM merupakan sistem manajemen yang mendasar pada input-proses-output (IPO). Mendasarkan pada hal tersebut, maka SMM akan sangat tergantung pada kualitas input yang ada, atau dengan kata lain, walaupun prosesnya dilakukan dengan baik, namun jika kualitas input yang ada tidak begitu baik, maka output yang akan dihasilkanpun akan memiliki kualitas yang juga tidak begitu baik. Agar proses yang dilakukan dalam organisasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kualitas yang direncanakan atau sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan pelanggan, maka organisasi harus memastikan bahwa inputnya sesuai. Berkaitan dengan input tersebut maka organisasi akan selalu berhubungan dengan pihak lain atau organisasi lain yang akan berfungsi sebagai pemasok atau organisasi lain yang menyediakan berbagai kebutuhan yang akan menjadi input organisasi.

Keseluruhan prinsip tersebut saling berhubungan antara prinsip satu dengan yang lain, yang digambarkan oleh Suardi (2006) dalam hubungan sebagai gambar 1.

Gambar 1: Hubungan prinsip-prinsip SMM ISO 9001:2008

Kepemimpinan (prinsip 2) merupakan prinsip penting yang mendasari beberapa prinsip yang ada. Dari prinsip kepemimpinan tersebut maka visi PT akan terbentuk dan berbagai upaya untuk mencapainya dilakukan. Dari visi PT tersebut itulah kepemimpinan harus mengadopsi kebutuhan dan harapan pelanggan sehingga upaya PT untuk mencapai visi adalah merupakan upaya PT untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan (prinsip 1). Namun dalam upaya mencapai visi tersebut pemimpin harus mampu melibatkan seluruh karyawan (prinsip 3), sehingga setiap karyawan merasa memiliki kontribusi terhadap upaya pencapaian visi PT.

Agar supaya PT lebih kompetitif, maka dalam upaya mencapai visi tersebut PT harus mampu menjalankan atau mengoperasikan proses-proses yang ada di PT secara efektif dan efisien. Itulah sebabnya PT harus membangun sistem PT yang baik (prinsip 5) dan proses kerja (prinsip 4) yang mampu mendeteksi berbagai kesalahan sedini mungkin, sehingga berbagai kesalahan dalam proses kerja dapat dideteksi sedini mungkin dan dapat diselesaikan atau bahkan diantisipasi agar supaya masalah serupa tidak timbul kembali. Dengan demikian dalam upaya mencapai visi yang telah ditetapkan, pemimpin menggerakkan seluruh karyawan dengan menggunakan proses kerja yang berbasis pada sistem. Siklus dari proses kerja dengan sistem tersebut adalah menggunakan siklus P-D-C-A yang merupakan landasan kerja dari SMM. Dengan adanya siklus PDCA tersebut, setiap proses melalui tahap kegiatan perencanaan, penguji cobaan, pengukuran, dan pengembangan. Itulah sebabnya dengan mendasarkan proses kerja berbasis sistem tersebut maka pengembangan berkelanjutan (prinsip 6) dapat dilakukan.

Adanya proses pengukuran juga akan mendorong para pimpinan PT akan memiliki berbagai data dan informasi. Data dan informasi tersebut harus dimanfaatkan oleh para pimpinan tersebut dalam mengambil keputusan, sehingga keputusan yang dihasilkan di PT tersebut merupakan keputusan yang mendasarkan pada fakta (prinsip 7).

Sebagaimana termasuk dalam penerapan prinsip pendekatan sistem (prinsip 5) dan pengembangan berkelanjutan (prinsip 6) maka untuk menghasilkan lulusan PT yang unggul, maka calon mahasiswa unggul juga harus didapatkan. Sebagai lembaga pendidikan tinggi, PT sangat tergantung dengan SMA/ MA/ SMK yang merupakan lembaga-lembaga pemasok calon mahasiswa di PT. Itulah sebabnya hubungan saling menguntungkan antara PT dengan SMA/ MA/ SMK yang merupakan lembaga-lembaga pemasoknya merupakan hal yang penting (prinsip 8).

Sistem proses merupakan hal penting yang harus dijelaskan secara khusus dalam SMM ISO 9001:2008. Hal tersebut dikarenakan sistem proses merupakan sistem yang paling panjang dan menentukan dalam upaya menghasilkan produk/ layanan. Keseluruhan proses SMM ISO 9001:2008 tersebut digambarkan sebagaimana terlihat pada gambar 6. Persyaratan pelanggan merupakan faktor input yang harus diperhatikan oleh organisasi yang akan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008. Untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut (yang juga merupakan persyaratan pelanggan) merupakan tanggung jawab manajemen (management responsibility). Oleh karena itulah organisasi harus memiliki sistem untuk selalu mengetahui kebutuhan dan harapan pelanggan. Mendasarkan pada kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut itulah manajemen menentukan sumber daya

Gambar 2: Proses SMM ISO 9001:2008

yang dibutuhkan, manusia, dana, infrastruktur, peralatan dan sumber daya non manusia lainnya.

Adanya sumberdaya tersebut merupakan berbagai  prasyarat agar supaya input yang ada dapat dirubah menjadi output melalui kegiatan realisasi produk. Proses realisasi produk yang ada dalam organisasi harus selalu dilakukan pengukuran. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa realisasi produk yang dilakukan berjalan dengan baik. Selain itu pengukuran juga digunakan untuk mengetahui berbagai kesalahan yang terjadi sehingga dapat dilakukan perbaikan secepat mungkin, namun yang lebih penting adalah, dari adanya pengukuran tersebut dapat dicarikan berbagai tindak pencegahan, sehingga berbagai masalah dapat dicegah untuk terjadi. Dari proses pengukuran dan melalui kegiatan analisa tersebut juga diharapkan mampu ditemukan berbagai langkah-langkah pengembangan sehingga dapat menghasilkan produk/ layanan baru yang lebih baik, lebih hemat, lebih punya nilai tambah, dan berbagai kelebihan lainnya.

Proses pengukuran selain dilaksanakan terhadap proses realisasi produk juga dilaksanakan terhadap pelanggan. Pengukuran dilakukan untuk menjawab pertanyaan, yaitu seberapa tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk dan layanan yang dihasilkan oleh organisasi? Hasil pengukuran tersebut (baik pengukuran terhadap realisasi produk maupun kepuasan pelanggan) merupakan bahan informasi penting yang harus dilaporkan kepada tim manajemen. Mendasarkan pada berbagai hasil pengukuran dan analisisnya, manejemen mengambil berbagai keputusan, termasuk berbagai keputusan yang berkaitan dengan pengembangan. Dengan mendasarkan pada seluruh siklus tersebut itulah pengembangan secara berkelanjutan dapat dilakukan.

Dalam upaya memastikan bahwa organisasi mengimplementasikan berbagai persyaratan dalam SMM ISO 9001:2008 tersebut, kemudian lembaga ISO  mengembangkan berbagai klausul yang harus dijelaskan oleh organisasi kepada lembaga sertifikasi ISO ketika dilakukannya proses sertifikasi atau proses audit eksternal (surveillance). Berbagai klausul tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar 3.

Gambar 3: Klausul-klausul SMM ISO 9001:2008

Dengan tuntutan untuk menunjukkan secara sungguh-sungguh bahwa suatu organisasi telah mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 tersebut itulah kemudian dibutuhkan berbagai dokumen. Dokumen-dokumen tersebut itulah yang akan dijadikan dasar dalam berbagai kegiatan. Namun demikian, SMM ISO tidak menuntut semua proses pekerjaan dinyatakan dalam dokumen, sehingga proses menjadi lebih rumit, namun hanya beberapa proses saja yang harus dinyatakan dalam dokumen. Proses-proses tersebut meliputi; 1) Pengendalian dokumen (klausul 4.2.3), 2) Pengendalian Rekaman (klausul 4.2.4), 3) Audit Internal (klausul 8.2.2), 5) Pengendalian produk yang tidak sesuai (klausul 8.3), 6) Tindakan Perbaikan (klausul 8.5.2), dan 7) Tindakan Pencegahan (klausul 8.5.3

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: